Ах, това ISO: Какво трябва да знаем при първа сертификация по стандарт ISO?

28.10.2020 г.9 мин.

Важното за сертификацията, обяснено накратко от AQ Cert

Притежаването на сертификат по стандарт ISO е своеобразен лакмус за ефективността и устойчивостта на дадена организация. За да бъдем полезни на компаниите, на които предстои да преминат през този ключов етап, ние от Инженер.bg се обърнахме към експертите от утвърдения български орган за сертификация на системи за управление и европейска акредитация AQ Cert, които споделиха важни подробности и насоки относно подготовката и процедурата по първоначалната сертификация по стандарт ISO. Вижте повече...

Какво означават трите думи със „С“: Стандарт, Система (за управление), Сертификат?

Стандартът представлява кратък сборник от изисквания, които дадена фирма трябва да спазва, ако желае да получи сертификат. Има различни видове стандарти като ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 и др. За да изпълни изискванията, описани в стандартите, дружеството е необходимо да създаде своя система за управление. Нейният обем обикновено е от 20 до 40 страници.

Системата за управление е съвкупност от политики, процеси и процедури, чрез които се управлява дейността на компанията с цел постигане на очакваните резултати, т.е. това са документи, в които е разписано какво, как и защо го прави. „Също така, важна част са документираните резултати от работата, свидетелстващи, че тя е извършена правилно. Подобни документи могат да бъдат досиета на персонала (за гарантиране на нужната компетентност), досиета на поръчки, досиета на машини и т.н.“, обясниха от AQ Cert. Обемът на системата за управление варира между 100 и 500 страници.

Сертификатът е документ, който се издава от независима проверяваща организация (орган за сертификация) след проверка (одит) за това дали изградената система за управление отговаря на стандарта. Сертификатите са условно валидни по три години, но за да се поддържат, всяка година е необходимо да се извършва одит, който ги потвърждава.

Защо се налага фирмите да се сертифицират?

„За да изградят доверие помежду си, компаниите търсят трета, независима страна, гарантираща надеждността на техния кандидат-партньор по отношение на качеството, околната среда, безопасните условия на труд, безопасността на храните, сигурността на информацията или друг важен за бизнеса аспект, за който съществува стандарт“, коментираха от българското дружество.

Какво представлява и откъде произлиза стандартът?

ISO стандартите са международни и са резултат от дългогодишен анализ на добрите практики в дадена сфера. Определена страна би могла да отправи предложения за текст. Преди да бъдат приети обаче, текстовете винаги се обсъждат в международен комитет. Така всъщност, това, което пише в определен стандарт, че „трябва“, отдавна се прилага от лидерите в дадена сфера. Съществен е фактът, че стандартите съдържат универсално приложими изисквания, подходящи за всякакъв вид организации като вид дейност или размери. В тази връзка, често формулировките на изискванията са по-общи, с цел прилагането им от голям кръг организации.

Кой създава системата за управление на стопанските организации?

Една организация трябва да изработи сама своята система за управление или да наеме консултант за това. Честа практика е използването на консултантски услуги, тъй като повечето организации, на които предстои да се сертифицират, са притиснати от срокове или пък изпитват необходимост да бъдат въведени в тази нова материя.

Ако все пак фирмата реши да създаде системата за управление сама, то персоналът, който ще се заеме с това, трябва да бъде предварително обучен“, съветват от AQ Cert.

Какво е одит и кой го извършва?

Одитът е проверка, целяща да установи съответствие спрямо дадени критерии, които основно са изискванията на стандарта. Съществуват три основни вида одит:

  • Одит от първа страна, или „Вътрешен одит“ – фирмата извършва проверката си сама;

  • Одит от втора страна, или „Клиентски одит“ – клиентът осъществява проверка на фирмата;

  • Одит от трета страна, или „Сертификационен одит“ – независим сертифициращ орган проверява фирмата. Това е одитът, на базата на който се издава сертификат. Според изискванията преди това дружеството трябва да е направило и вътрешен одит.

Одитът обикновено се осъществява в рамките на един до три дни, а за да се поддържа валидността на сертификацията, одит се прави всяка година.

Колко време отнема издаването на сертификата?

Етапите за издаване на сертификат включват:

  • Време за избор на оферти – този срок се определя от това колко бързо компанията ще получи оферти и колко бързо ще направи своя избор;

  • Време за подготовка – зависи от факта дали организацията се подготвя сама или с помощта на консултант;

  • Време за планиране, провеждане и документиране на одит – в зависимост от това кога органът за сертификация може да запази дати за одит и колко бързо се изготвя докладът;

  • Време за взимане на решение по сертификация и издаване на сертификат – зависи от политиките на органа и дали е необходимо изчакването на решение от чужбина.

Съгласно гореизброените фактори, общият период е в рамките на няколко седмици до няколко месеца.

Какви са разходите?

  • Разходите за подготовка варират според избрания път, т.е., в случай, че компанията се подготвя сама, цената на обучението е между 200 и 500 лв., освен ако вече сред персонала няма обучени хора. При използване на консултантски услуги цените обикновено стартират от 1000 лв. и могат да достигнат около 3000 – 4000 лв.

  • Разходи за поддържане на системата с вече обучен собствен персонал няма. При работа с консултант възлизат на 200 – 300 лв. годишно.

  • Разходите за сертификация включват цена за одита през първата година (сертификационния одит), платима преди сертификацията, както и суми за надзорни одити за втора и трета година, платими преди всеки одит.

    Цените стартират от около 1000 лв. за сертификация за един стандарт, а при повече стандарти покачването на цената е нелинейно, т.е. сертификацията по 3 стандарта не е 3 пъти по-скъпа.

  • Цената на надзорните одити е по-малка от тази на сертификационните. Важно е сертификацията да не се прекъсва, защото възстановяването всеки път при нужда е по-скъпо, отколкото поддържането му.

„Важно е да отбележим, че някои органи за сертификация начисляват и допълнителни такси, което изисква внимателно запознаване с офертите“, подчертаха от сертификационната компания.

Кои сертификати са ни необходими?

Зависи от бранша на компанията и нейната таргет група. Основният сертификат е ISO 9001. Изключително важно е обаче да се проучи добре кои сертификати са необходимия, за да може организацията да ги придобие с обща процедура. Така ще редуцира разходите си и ще си спести бъдещи недоразумения.

Какво е версия на стандарт?

Това е числото, записано след двоеточието, например ISO 14001:2015 – това е стандарт ISO 14001, версия от 2015 г. Стандартите подлежат на актуализация през около пет до осем години. При смяна на версии има преходни периоди, обикновено от по 3 години, в които се прилага както старата, така и новата им версия.

Какво е област на приложение (обхват) на сертификация?

Това е дейността, която компанията сертифицира, и е изписана на сертификата. Едно дружество може да сертифицира част от дейността си и/или част от площадките си с цел по-малко разходи. „Важно е да знаете за коя част от дейността ще Ви бъде нужен сертификат и още отначало да включите всичко, защото извънредно разширение на обхвата може да доведе до излишни разходи, далеч надвишаващи икономиите“, разясниха от AQ Cert.

Източник на снимковия материал: freepik.com

Тагове: AQ Cert, сертифициране, система за управление, стандарт

Повече информация за компанията бихте могли да намерите в микросайта ѝ в Борса.bg!

Ай Кю Cерт EООД / AQ Cert
www.aqcert.org