Ах, това ISO: Одит по време на COVID-19? Мисията възможна с AQ Cert!

23.11.2020 г.9 мин.

Важното за сертификацията, обяснено накратко от AQ Cert

Ако миналата година по това време някой ни беше казал, че днес ще осъществяваме бизнеса си почти изцяло онлайн, едва ли щяхме да му обърнем особено внимание. Все пак ние сме хора и предпочитаме преди всичко личния контакт. Така сме устроени и такава е била реалността ни до момента както по отношение на бизнеса, така и в личния ни живот. Днес ще Ви разкажем как една от водещите сертификационни фирми в България AQ Cert много бързо съумява да преструктурира и преформулира бизнес процесите си, без да преустановява дейността си, дори и за ден.

Ковид кризата неочаквано връхлетя много сфери на бизнеса и голяма част от фирмите нямаха готовност своевременно да пренастроят своята работа. За AQ Cert обаче ситуацията е по-различна. Международният форум по акредитация (IAF) бързо реагира и издаде указания за провеждане на дистанционни одити. AQ Cert създаде политика за одити по време на COVID-19 и обучи своя екип, като го запозна с основните платформи и проведе обучение за ефективно водене на онлайн срещи.

„Информирахме клиентите ни за предстоящите промени в бизнеса, запознавайки ги с новите правила на работа. Ние от AQ Cert прилагаме индивидуален подход към всеки клиент, заедно дискутират възникналите казуси и търсят решенията за тях“, коментираха за читателите на Инженер.bg от фирмата.

Успешни примери от практиката на AQ Cert

По време на кризата с COVID-19 одитирането на системи за управление посредством дистанционни методи се превърна в може би най-разпространеният начин на одитиране. Той обаче крие в себе си неочаквани и иновативни техники и методи, които понякога довеждат и двете страни в процеса до открития и дори забавни ситуации. Ето какво сподели одиторът Людмил Пешев след проведен дистанционен одит на клиент на AQ Cert в Италия.

„След края на одита на документалните доказателства поисках да посетим виртуално помещенията на фирмата. По време на тази „виртуална разходка“ бях съпровождан от техен представител, който с помощта на уеб камерата на своето устройство ми показваше как се случват нещата при тях – как прилагат ISO 9001 на практика. Наистина бе впечатляващо как от разстояние понякога можем да видим неща, които ако сме на място там, понякога остават скрити за нас. По време на разходката видях как една цяла бригада седна до линията (с гръб към движещата се лента) и спокойно започнаха да си говорят, защото на лентата „нямало продукти“ – нещо, което никога не биха направили, ако в този момент там имаше одитор. Същите работници изведнъж скочиха изненадани, щом представителят на ръководството им просъска, че осъществява видеоконференция с одитор. Отново, съвсем случайно, видях двама работници – на пръв поглед сериозни хора – да се забавляват, бутайки се един друг с количка, като возещият се пееше някаква песен“, разказа пред Инженер.bg г-н Людмил Пешев.

 

Извън тези, на пръв поглед забавни ситуации, Людмил Пешев става част от многонационален дистанционен одит на централа на фирма в Словения, заедно с немски и италиански колеги – всеки, от които се намира в своя град, работейки от своя компютър.

„Одит, който едновременно протича в шест страни бе немислим преди година, но ето, че вече той е факт! Превръща се в реалност за представители на компанията в Чехия, както и за собственика ѝ от Швейцария и одиторите от България, Италия и Германия. По време на мултинационалния одит, успях виртуално да вляза в централното сървърно звено на полицейски участък в Словения, както и в складова база и производствено звено за фойерверки в Чехия. Бих искал да отбележа, че през цялото време, при тази сложна IT логистика, одитът прекъсна едва два пъти, поради технически причини“, сподели още г-н Пешев.

Провеждането на дистанционни одити изисква доста сериозна техническа и технологична подготовка от страна на одитираните и на одиторите. Това е един от най-интересните и иновативни подходи – нещо, което одиторите в AQ Cert успяват и продължават да прилагат във всички направления, дори в многостранни международни екипи и фирми с мултинационален характер.

Възможността за провеждане на дистанционни одити постави организациите, които искат да се сертифицират, и одиторите, в условията на новата реалност. Основни предпоставки за успех на всяка една организация в кризисни ситуации са добрата предварителна подготовка на сертификационните органи, които своевременно са инвестирали в изграждане на софтуерни програми за управление и контрол на процесите, постоянни обучения на персонала и не на последно място информираността и комуникацията с клиента, коментираха от AQ Cert.

Онлайн каналите за комуникация и как дистанционният одит вече се превърна в норма

В този момент огромна подкрепа оказват позабравеният Skype, вездесъщият Viber, Google Meet и Zoom. Те се явяват като полезни помощници както на одиторите, така и на организациите, търсещи сертификация. Същевременно в процеса се появяват и нови препятствия. Интернет комуникацията демонстрира необходимостта от усъвършенстване на комуникационните умения на одиторите.

„При нужда от показване на документи, които са налични само на хартиен носител, представителите на фирмите, които трябва да бъдат сертифицирани, усъвършенстваха уменията си да предоставят пред камера документи и доказателства. От своя страна, одиторите следваше да „подредят“ процеса на одитиране спрямо скоростта на представяне на информацията от компаниите, както и уменията си в сферата на хардуера и софтуера. Документалните доказателства вече преобладават във формат на сканирани документи, записи от видеоконферентни разговори и екранни снимки. Одиторите бързо навлязоха в „свои води“ и процесът на дистанционно одитиране започна да бъде норма, а не изключение“, обясниха от фирма AQ Cert.

В кои случай обаче одитът на живо остава по-подходящ?

Специалистите на водещата сертификационна компания разказаха, че въпреки това, за някои отрасли дистанционното одитиране остава сериозно предизвикателство. Има случаи, в които е по-подходящо на място да се одитира - например строителен обект или производствено предприятие. Така одитите на AQ Cert, които се извършват на място, се провеждат при най-стриктно спазване на правилата за дистанция и дезинфекция, а използването на предпазни средства е абсолютно задължително. Това многократно се подчертава и спазва безпрекословно от всички одитори и персонала на AQ Cert. От компанията са убедени, че правилата, които се спазват са безусловно полезни, както за одиторските екипи, така и за клиентите на сертифициращия орган.

„В последните дни сме свидетели на ново обостряне на епидемиологичната обстановка в България, което доведе до нова промяна и отново дистанционното одитиране излезе на преден план. Експертите на AQ Cert винаги са готови да предложат на клиентите си независим, безпристрастен, основан на доказателства процес на одит – независимо дали той ще бъде осъществен дистанционно, смесено или изцяло присъствено, за да може дори във времена на криза, клиентите да получат най-доброто обслужване. Длъжни сме да се адаптираме към настоящата ситуация и вярваме, че ако отговорно прилагаме правилата и следваме интелигентна адаптация на бизнеса, в крайна сметка можем да превърнем предизвикателствата във възможности“, заявиха в заключение от фирма AQ Cert.

Източник на снимковия материал: freepik.com

Тагове: AQ Cert, одит, производство, сертифициране, строителство

Повече информация за компанията бихте могли да намерите в микросайта ѝ в Борса.bg!

Ай Кю Cерт EООД / AQ Cert
www.aqcert.org